町内会のサービス代行業者とは

町内会は、現役世代にとって業務上の負担が大きく、
便利屋や代行サービスを検討される方も少なくありません。

しかし、現実には、町内会特有の様々な事情で
外部の代行業者に頼むには、様々な難点が存在します。

そして、民間業者としてできる範囲のところから、
業務の代行や町内会のサポートを長年生業にしている
数少ない業者も存在します。

この記事では、そんな町内会の
代行サービスについて解説していきます。

町内会のサービス代行業者は存在するのか?

結論から言うと、町内会のサービスを代行する
専門の業者は、一部を除いてほとんど存在しません。

原因は、特に自治会長や防災担当者の請ける仕事が、
その町の緊急時において、その町のことや住民について
よく知っている人でないと対応する事ができないからです。

また、あくまでも自治組織の為、一部の業者が
作業を丸ごと代行しようにも、災害が起こったり
トラブルが各地で一斉に起こった場合、限られた人数で
広域の問題を一度に対応するには限度があります。

そういった理由から、人の手が必要な活動に関しては
サービス代行は難しく、実際に代行できるサービスは
書類の作成やIT化など、電子データでレバレッジが効く
活動のみになります。

町内会のサービス代行業者の事例紹介

会員名簿/避難地図などの書類作成代行

東京都内に業歴40年、社員やパートも
合計20名程度の老舗企業「文洋株式会社」が
地域コミュニティの支援事業を行っています。

・会員名簿の作成
・簡易的なホームページの作成と運営代行
・町内会記念誌の作成
・地域住宅地図や防災マップの作成
・回覧板の作成
・防災用品カタログの提供

など、町内会の活動を支援するための作業代行を
色々な面で行っている会社です。

クライアントの町内会が県外を含めて2000を超え、
社員も一定数雇用して長年継続していることから、
需要はかなり多いことが伺えます。

これだけ長いこと商売をしていると、憶測ですが
町内会や自治会に関してもかなり精通しており、
新たに発生する課題や、過去の問題の解決事例も
抱負に抱えているのではないかと思われます。

集金の代行

これはマンションの管理を委託する管理会社が行っていますが、
集金の管理を一世帯毎に訪問して留守や再訪問を全て行うと
凄まじい人的コストが発生し、手作業の入金確認も大変です。

管理会社に代行をしてもらうことにより、
それらの手間が圧倒的に減り、導入説明や住民向けの案内資料も
業者にノウハウも作業も任せることで、効率的な代行ができます。

一軒家が集う町内会の場合、その近隣の管理会社に頼めなくても、
例えば、全ての集金を町内会の銀行口座に対する
口座振替にすることで、訪問や再訪の手間を無くし、
担当者達の手間を大幅に軽減することが可能になります。

告知の代行

市内の広報誌や、PTAの広報誌などもそうですが、
紙を使って一件一件手作業で折り込んだり配布することが
そもそもの無駄になっています。

あれって受け取っても大半の部分は読みませんからね。
自分にとって必要な情報だけ目を通せれば十分です。

だからこそ、

・無料ブログ
・町内会ホームページ
・PDF化して配布
・ePub形式で配布
・Facebookページ、LINE@の活用

などを使って、電子化されたデータの配布が有効です。

これは業者に代行するよりもむしろ、
一部の有権者を巻き込んで説得したり話を通すために
突っ込むコストや労力をかけた方がいいでしょう。

町内会の70-80代は正直難しいと思いますが、
60代くらいの人達なら、パソコンやメールを
使い始めるかどうかという世代なので、交渉する余地があります。

まとめ

私が町内会に対して個人的に思うのは、人的リソースが減り、
仕事の効率化ができずに負担だけが増大していくのは、
零細企業が先細っていく様と非常に似通っているという点です。

先日実家に戻る電車で中学の同級生と話していましたが、
そういった状況になると、

「地元や町内会との関係に一線を引き、
家族と自分の幸福を最優先する」

「地元や町内会から離れない前提で、
解決策を模索する」

の2パターンにはっきりと分かれるので、
町内会や地元にコミットできる人が一人でも減らないよう、
サービス代行業者が使えない地域でも、少しでも一人一人の
負荷が減るような動きが増えていってほしいと思います。