自治会班長交代を挨拶で円滑に行う為のポイント

私の住んでいるマンションでは、全8号棟に分かれ、
住人の約10~20世帯で、一年に一度交代で
班長の交代が行われ、自治会の運営をしています。

しかし、自治会が自助努力の任意で行う活動の為、
ご家族の中には、何とか班長を回避しようと試みる
あまり協力的ではないご家族も存在します。

また、自治会や班長の制度そのものには
否定的な姿勢は無いものの、出来ることなら
班長はあまりやりたくないと思う人も多いです。

それでも、皆で協力して生活環境を守る為にも、
何とか全ての世帯が協力し、班長を回す文化を
維持する為に、班長の交代は頼まなければいけません。

季節の変わり目である今の季節、班長の交代を
頼みに行く際の、挨拶のポイントを、
つい先日、実際に経験した立場からお伝えします。

何故、班長交代の挨拶が重要なのか

普段から他の世帯と関わる事が無いから

自治会というのは、班長同士や役員同士は
普段から関わる機会がそれなりにありますが、
住民同志が普段から積極的に関わることは少ないです。

例外として、中学生までの子供を抱える夫婦の世帯は
子供会や地域の行事で家族ぐるみで関わる機会が多いです。

しかし、私のような独身の人、高齢者夫婦や
高齢の単身世帯の人は、生活をする上で他の家族と
特に深く関わる必要が無い為、一人で籠りがちです。

その為、いざ班長を頼んだり頼まれたりする場合、
いきなり初対面の状況で引継ぎの話が始まります。

これはお互いにとって、非常に緊張する場面であり、
それ故に、初対面の挨拶のやりとりや印象によって
引継ぎが円滑にできるかに大きく影響します。

具体的に、何に気を付ければいいのか

身なりをしっかり整える

まず、一番大事なことは、身なりを整えることです。

特に初対面の場合、髪はボサボサ、寝巻同然の格好で
ヨレヨレの靴を履いた人がインターホンを鳴らした場合、
挨拶をされる側は、どう思うでしょうか?

訪問販売や、不審者と疑って、下手をしたら
扉すら空けてもらえない可能性もあります。

それに、お互い顔見知りで気心が知れた相手の場合も
大事な話をする前には、身なりを整えた方が、
誠実な印象を与え、場の主導権を握ったり、
真剣に向き合ってもらえる可能性が高くなります。

普段からそこまで身なりに気を使わない場合も、
班長交代を頼む挨拶の時だけは、しっかり準備しましょう。

明るく元気に話す

これも上記と同じで、初対面の場合、
ぼそぼそと話す人間よりも、明るくハキハキと
話す人の方が、印象が良くなります。

私も、直接依頼する際、最初は扉を半開きにして
かなり警戒をされていましたが、事情を話していくうちに
心を開いて頂き、班長の交代を頼むことに成功しました。

この手の印象は、最初の3秒で印象が決まります。
別に過度に大きな声を出す必要はありませんが、
明るく元気に話すようにしてください。

申し訳ありませんが…という態度は過度に見せない

自治会班長は、会長や副会長などの役員ほどではないものの
面倒故に、なかなか積極的には頼み辛い仕事です。

ですが、「申し訳ないですが…」というオーラを全快にしたり
過度にこちらが卑屈になってしまうと、相手としても

「何だか、すごく大変なことを任されそうだな…。」
「実は、何かの裏があるんじゃないのかな…。」

と、疑心暗鬼になってしまいます。

なので、大変な思いをするかもしれないという雰囲気は伏せ、

「毎年、一世帯ずつ交代でやっているんですよ」
「上の階から基本的に部屋番号順に依頼をさせてもらっているので、
来年は〇〇さんにお願いできないかと思い、相談に来ました」

と、あくまでも自分のわがままではなく、建物や自治会の
規則に沿い、流れ的にこちらに来ました、という体を貫くことです。

本来、何もやましいことは無いし、卑屈になる必要はありません。
何より相手の為にも、堂々と普通に依頼をするようにしてください。

班長を引き継いでもらう為のポイント

「やってほしい」よりも「建物の運営に協力してほしい」

「実は、毎年自治会の班長を回していて、
今回は〇〇さんに頼むことになっているので、
班長をやってもらえませんか?」

これは、別に悪いポイントは何も無いかもしれませんが、
こう言われて、首を喜んで縦に振る人は少ないです。

理由は、「班長をやってくれませんか?」と頼んだ場合、
班長を引き受けることが、相手側に「自らの意志である」と
捉えられてしまうのを避けたいという心理が働くからです。

私が考え、実際に行ったお勧めの頼み方は

「来年以降も班長を一部屋一部屋順番に公平に回せる
運営の体制を作って、建物の治安を良くしていきたいので、
〇〇さん、来年度班長として、運営に協力して頂けませんか?」

こう言いかえるだけで、あくまでも建物や自治会からの依頼で
引き受けるのであり、あなたがやると個人的に決めた訳ではない、
という言い訳が立つからです。

実際、その場では即決にはならず、一晩持ち帰って
ご家族と相談なされたそうですが、翌日電話を頂き、
無事に来年、引き受けてもらうことができました。

こうやって家族に相談事として持ち帰った時も、奥さん等に
「やれと言われた」と伝えるよりも、建物の運営の為に
協力してほしいという、聞こえのいい正当な言い分を
用意してあげることで、話が通りやすくなります。

他にも「建物の運営管理、治安維持に協力してほしい」
という質問の場合、それに拒否をすることは、

「うちの家族は、建物の治安も、
他の世帯のことも、どうでもいい」

という風に捉えられてもしょうがない態度になるので、
特に親や子供と同居している人は、精神的にも相当、
その家に住み辛くなってしまうと思うのです。

なので、頼み方の挨拶の文言には、
そういった一工夫を加えることをお勧めします。

これまでの推移や仕事内容を、A4一枚にまとめておく

私の建物では、20世帯の家族が住んでいますが、
これまでの10年間、部屋の番号順通りに班長が
規則正しく交代をしていた訳ではありません。

・高齢で階段昇降すら大変な方
・何らかの理由で班長を断ってきた方
・頼み辛い影響か、順番を守らなかった方

色々なケースがあり、部屋の交代の規則が
なし崩しになってしまってきていました。

そうなると、次にある部屋に頼む必然性が不透明な為、

「その状況を来年以降改善して、全ての部屋が
公平に班長の仕事を務める体制にしていきたい」

という旨を、過去の担当部屋情報や仕事の内容を
A4一枚にまとめ、
挨拶の後、話をする際に渡していました。

実際に作ってみて分かったのは、
しっかりとそういう準備をしていたことで、

「この人はただ面倒な仕事を押し付けたいんじゃなく、
ちゃんと先のことや他の入居者全体のことを
考えていてくれているんだな」

という風に捉えてもらっていたかもしれない、
ということです。

資料を用意するのが良い方法かどうかは
相手次第なところはありますが、何かしら準備をすると
相手もその熱意は何かしら察してくれるものです。

世間話に突入したら、迷惑にならない範囲で話を伸ばす

お互い共通点が無いと話はなかなか弾みませんが、
状況や事情を理解し、ある程度心を許してくれると
世間話に移行する事があります。

営業の世界では、商談が長くなればなるほど、
最終的に提案を断るのは非常に難しく、
重要な商談だと、菓子折りを渡すところから始めて
5分の結論に50分以上世間話を挟み込み、
そこで信頼関係を構築したり、お互いの腹を探る
というやりとりもあったりします。

狙ってやりすぎると相手に不審に思われるかもしれませんが、
普段合わない関係である以上、もし班長の仕事に
直接関係の無い話も出来る流れであれば、ひと段落するまで
世間話を続け、交代をより確実にするのもお勧めします。

その他

マンションに住んでいる世帯の中には、
高齢者一人暮らしで、家の外や集会所まで
出歩くのも困難な人がいます。

そういった方には当然、事前に分かっていれば
極力班長は担当してもらわずに順番をパスした方がいいし、
他の人に頼む際も、即決を求めず回答を待つなど、
依頼する相手に配慮できることは、いくらでもあります。

自治会の仕事とは言えど、人と人のやりとりなので、
どれだけ相手の気持ちになって物事に向き合えるか、
それが、班長の交代の挨拶に向かう上でのポイントです。